Slik velger du medlemssystem for treningssenter

Begynn med driften

Alle leverandører krysser av på de samme funksjonene. Et bedre utgangspunkt er å skrive ned hva som tar tid hos dere i dag, og hvem som gjør det.

Gå gjennom en vanlig måned:

• Hvor mange timer går med til medlemsadministrasjon, frys, oppsigelser og purring?
• Hvilke systemer bruker dere nå, og hvilke tall må flyttes manuelt mellom dem?
• Hvor mange betalinger feiler hver måned, og hvem følger dem opp?
• Hva skjer i døra utenfor betjent tid?
• Hvilke spørsmål kommer oftest i resepsjonen?

Da har du en kravliste basert på egen drift, og noe konkret å holde leverandørene opp mot.

Dataeierskap og uttrekk

Still dette spørsmålet først: kan dere selv hente ut alle data, når som helst, i et åpent format, uten gebyr?

Svaret avgjør hvor fritt dere står senere. Et system som gjør uttrekk vanskelig, binder dere uten bindingstid.

Be også om databehandleravtalen før dere signerer. Senteret er behandlingsansvarlig, leverandøren er databehandler, og avtalen skal beskrive fem rammer for behandlingen og pålegge leverandøren åtte konkrete plikter. Hva de er, står i guiden om personvern.

Betalingsveien er der forskjellene er størst

Spør konkret hvilke betalingsmåter systemet støtter i Norge, og hvordan kravene leveres.

Stripe støtter ikke AvtaleGiro, og Vipps avviser faste betalingsavtaler for medlemmer under 18 år. Har dere ungdomsmedlemskap og vil ha AvtaleGiro, snevrer det inn utvalget raskt.

Spør også hvem som står som betalingsmottaker, og om dere beholder kontonummer og KID-struktur. Det avgjør om medlemmene må signere nye fullmakter den dagen dere bytter system igjen. Detaljene står i guiden om betaling.

Fire spørsmål som skiller leverandørene:

• Hvilke betalingsmåter kan et medlem velge, og hvilke av dem gir faste trekk?
• Hvem sender varselet før AvtaleGiro-betalingen, og kan dere bruke fellesvarsel når prisen er fast?
• Hva skjer automatisk når en betaling feiler, og hvor mange gjenforsøk gjøres?
• Går purring og inkassovarsel automatisk, med riktige satser og frister?

Adgang: hva skjer når betalingen stopper

Dersom adgang og betaling ligger i hvert sitt system, blir det noen som må koble dem manuelt. Spør hvilke adgangssystemer leverandøren integrerer med, og om dere kan beholde maskinvaren dere har på dørene.

Spør også hva som skjer ved manglende betaling, og hvor raskt adgangen åpnes igjen når medlemmet har betalt. Se adgangskontroll for hvordan dette henger sammen i praksis.

Husk at loggen fra adgangskontrollen er personopplysninger. Systemet bør kunne sette en slettefrist dere kan begrunne.

Krav systemet må kunne håndtere fra regelverket

Noen krav kommer ikke fra dere, men fra Forbrukertilsynet og angrerettloven. Et system som ikke støtter dem, lager merarbeid eller risiko.

• Oppsigelse skal være like enkel som innmelding. Kan medlemmet si opp selv i appen eller på nett?
• Melder medlemmet seg inn på nett, gjelder 14 dagers angrerett, og dere må gi angreskjema. Kan systemet sende det automatisk?
• Forskuddsbetaling bør ikke kreves for mer enn én måned, og forfall ikke mer enn 14 dager før perioden starter. Kan betalingsdato settes slik?
• Løper en kampanje over til ordinær pris, må medlemmet ha fått vite det. Kan systemet dokumentere hva som ble vist ved innmelding?

Reglene og kildene står i guiden om medlemsavtaler.

Hva det koster

Prisen per måned er sjelden hele bildet. Be om en samlet oversikt, og spør eksplisitt etter postene som ofte kommer i tillegg.

• Oppsett, konfigurering og import av medlemsdata.
• Transaksjonskostnader til betalingsleverandør og innløser, som kommer utenom systemprisen.
• SMS-varsler, hvis dere skal bruke det.
• Egen app i App Store og Google Play, og hvem som eier utviklerkontoene.
• Hva som skjer med prisen etter første avtaleperiode.

Test systemet slik medlemmet møter det

Be om å få prøve selv, i tillegg til å se en demo. Meld deg inn som et vanlig medlem, book en time, meld deg av, og si opp.

Prøv også det som går galt: hva skjer når et kort avvises, når noen melder seg på en full time, og når et medlem ber om innsyn i egne data?

Gjør den samme runden i mobilen. Det er der medlemmene er.

Sjekkliste før signering

Ta denne med i møtet:

• Full dataeksport i åpent format, uten gebyr, også ved avslutning.
• Databehandleravtale mottatt og lest, med oversikt over underleverandører.
• Hvem som har tilgang til databasen, og fra hvilke land.
• Bekreftelse på hvilke betalingsmåter og adgangssystemer som støttes i dag, ikke på veikartet.
• Hva importen koster, hvem som gjør den, og hvor lang tid den tar.
• Oppsigelsestid på selve systemavtalen, og hva som skjer med dataene etterpå.
• En referanse du kan ringe, fra et senter på deres størrelse.

Skal dere bytte fra et system dere allerede har, er rekkefølgen viktigere enn datoen. Den står i guiden om systembytte.