Bytte medlemssystem uten å miste betalinger

Det som må flyttes

Et medlemssystem inneholder mer enn et medlemsregister. Før du begynner, lag en liste over hva som ligger hvor i dag.

• Medlemmer og avtaler: navn, kontaktinfo, avtaletype, pris, startdato, bindingstid om det finnes, og frysperioder. Skal dere velge nytt system, står spørsmålene i guiden om systemvalg.
• Betalingsavtaler: AvtaleGiro-fullmakter, Vipps-betalingsavtaler og lagrede kort.
• Timeplan og bookinger: gjentakende timer, instruktører, kapasitet og eventuelle ventelister.
• Adgang: hvem som har tilgang, til hvilke dører og på hvilke tider, pluss selve maskinvaren på dørene.
• Historikk: betalinger, bilag og fakturagrunnlag du må kunne vise fram i ettertid.

AvtaleGiro følger deg, ikke systemet

Fullmakten ligger ikke i medlemssystemet. Medlemmet har gitt den til sin egen bank, og den gjelder deg som betalingsmottaker.

Fullmakten inneholder medlemmets navn, adresse og kontonummer, en entydig kundeidentifikasjon (KID), bankens navn, ditt navn og din adresse, og en høyeste belastningsgrense med betalingsperiode.

Selve betalingskravene leverer du til din egen bank, eller til den medhjelperen banken har pekt ut. Et medlemssystem er i praksis en slik medhjelper i kjeden. Bytter du system, men beholder samme organisasjon, kontonummer og KID-struktur, er det bare veien kravene kommer inn som endrer seg.

Endrer kontonummeret eller KID-serien seg, må medlemmene gi ny fullmakt. Avklar dette med banken din før du flytter noe som helst, og be både gammel og ny leverandør bekrefte skriftlig hvordan de håndterer det.

Beløpsgrensen er fellen folk går i

Fullmakten har en høyeste belastningsgrense. Ligger kravet utenfor rammen, skal banken la være å belaste kontoen.

Det betyr at en prisøkning kan stoppe betalingen for medlemmer som har satt grensen tett opp mot dagens pris. Betalingen feiler ikke fordi noe er galt med systemet, men fordi fullmakten ikke dekker beløpet.

Planlegger du prisjustering samtidig med systembytte, får du to feilkilder i samme måned. Gjør én ting av gangen.

Kort flyttes mellom leverandørene

Lagrede kort kan ikke eksporteres til et regneark. Kortdata er underlagt PCI-kravene, og flyttingen skjer mellom betalingsleverandørene.

Stripe tar imot slike importer, men prosessen tar tid: den gamle leverandøren kan bruke fra noen dager til flere uker på å sende dataene, og Stripe importerer vanligvis innen 10 virkedager etter at de har mottatt riktige data.

Du kan ta imot nye medlemmer i det nye systemet mens de gamle fortsatt betaler i det gamle. Når importen er ferdig, må du få bekreftet at den gamle leverandøren har stoppet all automatisk fakturering, ellers risikerer medlemmene å betale dobbelt.

Vipps-betalingsavtaler godkjennes av medlemmet i appen. Avklar med Vipps om avtalene kan beholdes når systemet byttes, eller om medlemmene må godkjenne på nytt. Får du ikke et klart svar, planlegg for at de må godkjenne på nytt.

Rekkefølgen som gir minst risiko

Den vanligste feilen er å bytte alt samme dag. Del det opp:

• Hent ut data fra dagens system først, og se på dem. Mangler det felter, er det bedre å vite nå.
• Sett opp det nye systemet med timeplan, avtaletyper og priser, og test en full betalingsperiode internt.
• Avklar betalingsveien med banken og betalingsleverandørene, og få datoene skriftlig.
• Varsle medlemmene før noe endres, særlig hvis de må godkjenne noe selv.
• Flytt adgangskontrollen etter at betaling er på plass, så ingen står utenfor en låst dør på grunn av et systembytte.
• Kjør én betalingsperiode med ekstra oppfølging, og sammenlign antall vellykkede betalinger mot forrige måned.

Hva du bør kreve av begge leverandører

Det er lettere å få svar på dette før du signerer enn etterpå.

• Full eksport av egne data i et åpent format, uten gebyr, også hvis du avslutter.
• Skriftlig svar på hvem som er databehandler, og en databehandleravtale.
• Bekreftelse på hva som skjer med AvtaleGiro-fullmakter, Vipps-avtaler og lagrede kort.
• Hvem som utfører selve importen, og hva det koster.
• Oppsigelsestid og hva som skjer med dataene når avtalen avsluttes.